Hur fungerar ett rumsbokningssystem?
Ett rumsbokningssystem är i grunden en gemensam kalender som stoppar dubbelbokningar, styr vem som får göra vad och visar rummens status i realtid. Här går vi igenom hur det fungerar steg för steg, utan facktermer.
Grundprincipen i tre meningar
Ett rumsbokningssystem är en webbtjänst som visar alla rum bredvid varandra i en kalendervy. Användarna bokar tid genom att klicka och välja, och systemet kontrollerar automatiskt att tiden inte krockar med någon annans bokning. All information sparas centralt, så att alla i organisationen ser samma kalender i realtid.
Det liknar Google Kalender, men är byggt för rum och annat som delas i en organisation, med behörigheter, kontroll av krockar och en publik vy.
Användarflödet steg för steg
Logga in
Användaren öppnar systemet i webbläsaren och loggar in med e-post och lösenord. Det finns ingen app att installera, och det fungerar på dator, surfplatta och mobil.
Se kalendern
Startsidan visar rummen som kolumner och tiden uppifrån och ned. Bokningarna är färgade block, ofta i rummets eller kundens färg. Användaren bläddrar fram till rätt dag med pilknapparna eller datumväljaren.
Boka en tid
Klicka på en ledig timme, eller dra en kund från listan direkt till rätt tid. En dialog öppnas där man väljer rum, tid, kund och eventuellt en rubrik ("Veckomöte"). Det tar ungefär fem sekunder.
Ändra eller flytta
I ett bra system kan man dra och släppa bokningar för att flytta dem, eller dra i nederkanten för att ändra sluttiden. Systemet sparar direkt utan extra dialogrutor, ungefär som i ett ritprogram.
Visa bokningarna publikt
En TV i entrén kan visa dagens bokningar utan inloggning. Den uppdateras automatiskt var 30:e sekund, så ingen behöver klicka eller logga in.
Hur krockar förhindras
Det här är det enklaste ett bokningssystem gör, och samtidigt det viktigaste. När någon försöker spara en bokning kontrollerar servern två saker:
- Finns det redan en bokning i samma rum som överlappar tiden?
- Håller någon annan på att boka samma tid just nu? (Det hanteras med ett tekniskt lås.)
Hittas en krock avbryts bokningen och användaren får ett tydligt felmeddelande, till exempel "Konferensrummet är upptaget 14:00–15:30 av Kundpresentation". Inga dubbelbokningar slinker igenom, inte ens när två personer bokar samma tid i samma ögonblick.
Behörigheter: vem får boka vad?
I en organisation finns oftast tre typer av användare:
- Admin sköter rum, kunder och användare och kan godkänna eller avvisa bokningar.
- Vanliga användare bokar i de rum som admin har tillåtit och kan inte ta bort andras bokningar.
- Användare med krav på godkännande får sina bokningar markerade som väntande tills admin godkänner dem. Det passar för känsliga rum.
Admin kan dessutom styra per användare vilka rum och kunder som syns. En bokning av personalrummet behöver till exempel inte synas för säljteamet.
Visningsläget i entrén
Många rumsbokningssystem har ett skrivskyddat läge som inte kräver inloggning. Det är gjort för en skärm vid entrén, utanför ett konferensrum eller i receptionen. Skärmen hämtar nya bokningar automatiskt och uppdateras utan att någon klickar.
Om en bokning är markerad som privat, till exempel en intervju, visas den bara som "Upptaget" i visningsläget, utan kund- eller deltagarnamn. Läs mer om hur ni sätter upp en bokningsskärm.
Jämfört med ett kalkylark
"Vi har Excel, räcker inte det?" är den vanligaste invändningen. Så här skiljer det sig i praktiken:
| Situation | Excel eller kalender | Bokningssystem |
|---|---|---|
| Två bokar samma tid | Den senaste vinner, och den andra märker det först vid mötet | Den andra får ett felmeddelande direkt |
| Vem får boka styrelserummet? | Bygger på tillit och regler, utan teknisk spärr | Behörighet per användare och rum |
| Återställa en raderad bokning | Borta för alltid om ingen har sparat en kopia | Återställs med ett klick från historiken |
| Visa på skärm i entrén | Kräver export och uppdatering för hand | Inbyggd publik vy som uppdateras automatiskt |
Se hur det fungerar i praktiken
Skapa ett gratiskonto och prova själva. Ni behöver inte installera något, och det tar fem minuter.
Skapa gratiskonto Läs mer om RoombookVanliga frågor
Vad händer om internet går ner?
Att boka kräver uppkoppling, men de bokningar som redan är gjorda är säkra. När nätet kommer tillbaka fortsätter man som vanligt. Visningsskärmen i entrén visar de bokningar den senast hämtade tills uppkopplingen är tillbaka.
Kan flera personer boka samtidigt utan att krocka?
Ja. Servern använder ett tekniskt lås (pessimistiskt lås) som gör att två samtidiga bokningar av samma tid hanteras i tur och ordning. Den första går igenom och den andra får ett felmeddelande. Det sker helt automatiskt.
Hur länge sparas data?
I Roombook sparas bokningar och historik så länge kontot är aktivt. När kontot avslutas raderas allt, eller exporteras till CSV om kunden ber om det.
Måste varje användare ha ett eget konto?
Ja, annars fungerar inte behörigheter och loggning. Användare i Roombook kostar ändå inget extra, eftersom ni betalar per organisation och inte per användare.