Bokningssystem för konferensrum: krav, funktioner och pris
Konferensrummet är ofta kontorets mest påkostade och mest efterfrågade rum. Det har den dyraste utrustningen, syns mest och har flest som vill boka det. Här går vi igenom vad ett bokningssystem för konferensrum behöver klara, vad det får kosta och vilka detaljer som är lätta att glömma.
Vad skiljer konferensrum från vanliga mötesrum?
När det gäller bokning skiljer sig konferensrummet på fyra sätt:
- Längre möten. Två till fyra timmar är vanligt och ibland hela dagar, så bokningssystemet måste klara långa block och pauser.
- Externa besökare. Bokningarna behöver innehålla kontaktuppgifter och inte bara ett internt namn.
- AV-utrustning. Projektor, kamera för hybridmöten och högtalare. Ibland behövs en checklista före mötet.
- Färre rum och fler som vill boka. Ett enda konferensrum på 80 anställda leder till krockar och ett behov av godkännande.
Vem bokar konferensrum?
Bokar inför kundbesök. De vill kunna skriva kundens namn på bokningen så att receptionen ser vem som väntas, och ofta vill de att visningsskärmen i receptionen visar "Möte: Acme AB · Konferensrum 1".
Bokar styrelsemöten och planeringsdagar. De vill att ingen annan ska kunna boka över deras tid. Här passar godkännande, så att ingen råkar ta styrelsens tid.
Intervjuer kräver diskretion. HR vill kunna dölja namn och kund i den publika vyn och bara visa att rummet är "Upptaget", så att ingen annan ser att en intervju pågår.
Får frågan "vad är ledigt nu?" och bokar med kort varsel åt kunder och chefer. Receptionen behöver en snabb överblick, och att kunna dra och släppa i kalendern går fortare än menyer.
Funktioner som behövs specifikt för konferensrum
Utöver grundfunktionerna i ett vanligt bokningssystem för rum bör ni leta efter det här:
- Rubrik på bokningen. "Styrelsemöte Q2" ser bättre ut på visningsskärmen än ett kundnamn.
- Diskret läge. Bokningen syns som "Upptaget" utåt utan att visa deltagarna.
- Godkännande. Vissa konferensrum kräver att en chef godkänner bokningar från den som inte är admin.
- Återställning av raderade bokningar. Om receptionen råkar ta bort en bokning ska den gå att få tillbaka med ett klick.
- Behörighet per rum. Det stora konferensrummet kanske bara får bokas av vissa roller, medan alla får boka det lilla.
- Anteckningar och deltagarinformation. Kontaktperson, antal deltagare och behov av AV-utrustning.
Visningsskärm utanför rummet
En skärm vid konferensrummet som visar dagens bokningar är en funktion som ofta underskattas. Den löser flera problem:
- Folk slutar fråga om rummet är ledigt just nu.
- Receptionen kan visa besökare rätt utan att titta i systemet.
- Besökare får intrycket att det finns ordning på lokalerna.
Roombook har ett visningsläge som är skrivskyddat, inte kräver någon inloggning och uppdateras automatiskt var 30:e sekund. Det räcker med en gammal surfplatta eller en TV med webbläsare. Läs mer om hur ni sätter upp en bokningsskärm.
Pris
För ett enstaka konferensrum eller en mindre organisation räcker oftast Roombooks gratisplan (upp till 2 rum). Har ni fler än två rum kostar det 250 kr/månad för obegränsat antal, oavsett om ni har 5 eller 50 rum. Det finns ingen bindningstid och inget pris per användare.
Säljer ni konferenser till externa kunder finns konferenspaketet med offerter, catering och konferensplan för 500 kr/månad.
Testa Roombook gratis
Skapa ett konto, lägg in ert konferensrum och börja boka. Det tar fem minuter.
Skapa gratiskonto Läs mer om RoombookVanliga frågor
Behöver vi ett system om vi bara har ett konferensrum?
Inte alltid. Om bara 5–10 personer bokar och en delad kalender fungerar kan ni fortsätta så. När fler vill boka eller dubbelbokningar börjar dyka upp är det dags att byta.
Kan externa besökare boka direkt?
Inte i Roombook. Bokningen görs av en intern användare som anger besökaren som kund på bokningen. Det skyddar mot spam och felbokningar.
Hur fungerar det med AV-utrustning?
Anteckningsfältet på bokningen är fritt, och där brukar man skriva till exempel "behöver Zoom-utrustning" eller "ta med whiteboardpennor". Med tillägget Resursbokning bokas projektor, whiteboard och annan utrustning tillsammans med rummet.