Bokningsskärm för mötesrum — digital rumsvisning utan inloggning

En TV eller surfplatta utanför mötesrummet som visar dagens bokningar i realtid löser en vardaglig irritation: folk slutar knacka på dörren, receptionen slipper svara på "är det ledigt nu?" och besökare hittar rätt lokal utan hjälp. Så här sätter du upp en bokningsskärm med Roombook — utan extra kostnad och utan att köpa specialhårdvara.

Varför en bokningsskärm?

Utan en synlig visningsskärm uppstår ett bekant mönster: folk öppnar dörren mitt i ett möte för att se om rummet är ledigt, halvt-spontana möten bokas muntligt utan att registreras, och receptionen eller adminansvarig blir ett manuellt bokslupsystem.

En digital bokningsskärm utanför mötesrummet löser det på en gång:

• Inga avbrott. Alla ser direkt om rummet är ledigt eller när det frigörs
• Rätt information i realtid. Skärmen uppdateras automatiskt — ingen risk att se gammal data
• Bra första intryck. Besökare och kunder ser att organisationen har ordning
• Ingen inloggning på skärmen. Den öppna länken kräver ingen session och kan vara igång dygnet runt
• Hela kontorsplanen på en vy. En receptionsplatta kan visa alla rum sida vid sida

Vilken hårdvara passar?

Roombooks visningsläge är en vanlig webbsida — det räcker med en enhet som har en modern webbläsare och internetuppkoppling. Du behöver inte köpa dedikerad rumsdisplay-hårdvara.

Så här sätter du upp den — steg för steg

1. Skapa ett Roombook-konto

   Registrera er organisation på app.roombook.se/signup.html och lägg in era rum. Gratisplanen räcker för att testa.

2. Hitta visningsnyckeln

   Logga in som admin och gå till Användarhantering. Där hittar du "Visningslänk" — kopiera hela URL:en med ?key=XXXXX.

3. Öppna länken på skärmenheten

   Klistra in länken i webbläsaren på din TV, surfplatta eller dator. Du behöver inte logga in — nyckeln i URL:en ger read-only-åtkomst.

4. Sätt helskärm och förhindra viloläge

   Aktivera helskärm (F11 i Chrome/Edge, eller "Lägg till på hemskärm" på iPad). Stäng av skärmsläckare och auto-lock i enhetens inställningar.

5. Montera enheten

   Fäst surfplattan i ett väggfäste vid dörren, eller rikta TV:n mot korridoren. Skärmen uppdateras automatiskt var 30:e sekund — ingen mer konfiguration krävs.

Vad visas på skärmen?

Roombooks visningsläge visar dagens datum och alla era rum i en kolumnvy — precis som kalenderöversikten för inloggade användare, men i skrivskyddat läge.

Varje rum visas med sina bokningar som tidblock för dagen. En röd linje markerar aktuell tid så att det direkt syns om ett rum är ledigt just nu eller när det frigörs. Tidsskalan löper från tidig morgon till sen kväll och är densamma för alla rum.

Praktiska tips

En skärm per rum eller en central övikt?

Båda fungerar med Roombook. Visningslänken visar alla rum — perfekt för en centralskärm i receptionen. Vill du ha en skärm monterad direkt vid varje rum som bara visar det rummets bokningar? Det löses enkelt med ett konto per rum, men de flesta organisationer föredrar en samlad vy.

Privata bokningar syns inte

Har en bokning markerats som privat av användaren visas den som "Upptaget" på bokningsskärmen utan att avslöja rubrik eller deltagare. Känsliga möten som intervjuer och styrelsediskussioner hålls dolda automatiskt.

Länken ändras inte

Visningsnyckeln är kopplad till ert konto och ändras bara om admin aktivt regenererar den. Du behöver inte uppdatera inställningarna på skärmenheterna när bokningar läggs till eller ändras.

Fungerar offline?

Sidan kräver internetuppkoppling för att hämta nya bokningar. Om uppkopplingen bryts visar skärmen den senast hämtade datan och försöker återansluta automatiskt när nätverket är tillbaka.

Kostnad

Visningsläget ingår i alla Roombook-planer — inklusive gratisplanen. Det kostar ingenting extra att sätta upp en eller flera bokningsskärmar. Du betalar bara för planen i sig: gratis upp till 2 rum, därefter 250 kr/månad för obegränsat antal rum. Ingen bindningstid.

Vanliga frågor om bokningsskärmar

Vilken hårdvara behöver jag?

Vilken enhet som helst med en modern webbläsare fungerar: gammal iPad, Chromecast-TV, liten bildskärm med mini-PC, eller en bärbar dator i kioskläge. Ingen specialhårdvara krävs.

Uppdateras skärmen automatiskt?

Ja. Roombooks visningsläge hämtar ny data från servern var 30:e sekund. Ingen manuell omladdning eller cron-jobb behövs.

Krävs inloggning på bokningsskärmen?

Nej. Skärmen öppnas med en unik nyckel i URL:en — ingen inloggning, inget lösenord. Länken kopieras från Användarhantering i Roombook och är giltig tills admin återkallar den.

Kan skärmen visa flera rum samtidigt?

Ja. Visningsvyn visar alla rum sida vid sida — en enda skärm i receptionen täcker hela kontorets rumsbeläggning utan extra konfiguration.

Kostar bokningsskärmen extra?

Nej. Funktionen ingår i alla planer, inklusive gratisplanen. Ingen tilläggslicens för skärmar eller antal skärmenheter.